外贸网站流量来了之后，如何留住询盘就成为了一个问题。邮件列表的质量远比数量重要得多，一个专业的采购人员的企业邮箱要比一千条由爬虫抓取的信息更有价值。获取潜在客户的第一步就是让网站成为价值交换的门户：在页面顶部、产品详情页面的底部或者博客文章的结尾处设置订阅按钮，并且用行业选品指南、参数对比表或者免费样品政策来吸引用户填写信息。展会名片和LinkedIn上的互动也可以被收集起来，但是要注意要记录下对方当时所关心的具体产品线，在以后的邮件中才能有所回应。
邮件标题占到了打开率的大部分权重，“合作机会”、“我们是专业的制造商”这样的泛泛之言注定要沉下去，只有和客户的实际业务相关的标题才会有穿透力。比如给德国市场LED采购商发邮件时，“LED条供应商 – 3年质保”要比简单的“你好”的打开率高出好几倍。标题控制在10个左右，在客户网站或者采购目录中出现过的产品型号也放进去，收件人一看就知道这和自己的有关。
在跟进节奏方面，在第一封邮件发送之后不需要一直催促对方。第三至五天可以补充一些有关对方市场的产品规格或者物流时效的信息，第七到十天就可以换个话题来谈一谈类似的客户交货情况或者最新的认证信息，十四天左右再做一次简单的确认即可。大多数B2B交易都是在第四次和第五次沟通之间完成的，但是每次跟进都要有新的内容，不能只是重复前面提到的卖点。如果三次都没有得到任何回复或者点击的话，就把这个联系人从主要的联系名单中移除出来，放到低频培养名单里去，以免损害域名信誉。
邮件内容控制在三段之内，八十到一百五十词左右。第一段用对方公司的业务情况来开头；第二段讲清楚产品可以解决的问题；第三段给出一个比较容易接受的下一步行动建议——发送一份有针对性的报价单或者确认一下采购参数，并不是一开始就索要订单。外贸网站上的电子邮件营销效果并不在于每封邮件多么精妙，而在于收集信息时是否准确以及后续跟进是否有规律可循：名单要整洁、标题要明确、每次联系都要有新的信息可以分享出来，这样回复率才会越来越高。